關于出口的9項關鍵流程

大大小小的公司都必須注意他們的出口流程，以確保遵守管理其業(yè)務的任何相關法規(guī)。這使您免受國內(nèi)外海關當局的麻煩，并且通過最大限度地減少可能影響您的底線的任何風險，使您的業(yè)務盡可能順利地運行具有財務意義。

今天的文章概述了九項關鍵活動，表明您是一名認真對待出口合規(guī)的貿(mào)易合規(guī)專業(yè)人士。

1. 您為貴公司創(chuàng)建并維護書面出口合規(guī)計劃 (ECP)。
這也許是出口合規(guī)專業(yè)人士最基本的活動。出口合規(guī)計劃 (ECP) 是您的團隊針對與合規(guī)相關的所有主題的正式書面指南。它用作特定流程的手冊，例如：

公司中誰負責出口文件和合規(guī)任務，他們是如何接受培訓的？
處理國際貨運所采取的行動順序是什么？
你們提交電子出口信息 (EEI) 的程序是什么？
在出口國和進口國清關過程中出現(xiàn)的問題如何處理？
您如何審查潛在的供應商、分銷商和其他供應鏈合作伙伴？
您如何對潛在的外國客戶進行限制方篩選？
您如何使用正確的代碼（例如 HS 代碼）對您的產(chǎn)品進行分類？
您如何確定是否需要出口或進口許可證？
申請出口或進口許可證的程序是什么？誰負責？

2. 您定期對合規(guī)流程進行內(nèi)部審計。 
我有一個喜歡園藝的朋友。在明尼蘇達州，冬天變得很冷，所以她把植物帶到她的房子里，冬天把它們放在室內(nèi)溫室里。她很注意她的植物——她每天檢查它們，以確保它們的環(huán)境在正確的溫度和濕度下得到優(yōu)化。她剔除表現(xiàn)不佳的植物，修剪多余的樹枝和枯葉。如果她發(fā)現(xiàn)營養(yǎng)過剩的跡象，她會減少她添加的肥料量。如果她發(fā)現(xiàn)營養(yǎng)水平太低，她會在下次施肥時相應地添加更多。

對您的出口合規(guī)程序進行定期內(nèi)部審計是一個類似的原則。盡管您可能不會每天都進行自我審核，例如照料植物，但您有責任確保您的書面程序得到遵守并做它應該做的事情。您的程序中的某個步驟是否被證明是過度的或無效的？刪除該步驟并考慮用更合適的操作替換它。部門之間的業(yè)務項目溝通方式是否存在差距？考慮在您的書面計劃中闡明溝通程序。定期對您的合規(guī)程序進行內(nèi)部審計是您 ECP 的一個組成部分。
3. 您有一個一致的流程來創(chuàng)建和存儲導出文件。
您會驚訝于與我交談過的許多公司缺乏創(chuàng)建和存儲出口文件的集中流程。當被問及他們是怎么做的時，我經(jīng)常得到類似的回答：“我們使用在網(wǎng)上找到的 Word 和 Excel 模板。” 或者，“我們從貨運代理和經(jīng)紀人等不同來源獲得各種可填寫的 PDF。” 當依賴這些方法時，組織通常意味著文檔散落在桌面上的無數(shù)文件夾中。此外，以這種方式操作時，您嚴重依賴第三方的文檔模板，這些模板可能會也可能不會滿足您的合規(guī)性要求。
4. 您定期進行合規(guī)性篩選并將其記錄在審計跟蹤中。 
您的物品可能需要出口許可證才能在國際上運輸。檢查您的物品是否有出口控制分類號 (ECCN) 很重要，因為帶有 ECCN 的物品可能需要商務部的出口許可證，具體取決于目的地國家?；蛘?，如果他們擁有美國軍需品清單 (USML) 類別，則需要獲得國務院的許可。您應該具備運行出口許可證篩選的能力，以確定項目是否需要許可證。

此外，能夠進行篩選以確定您需要哪些運輸文件，并進行篩選以確保您不與任何政府限制方名單上的實體開展業(yè)務，這是任何合規(guī)計劃的重要組成部分。
5. 您熟悉監(jiān)管您的出口交易的政府機構以及申請出口許可證和其他授權的流程。  
有多種政府機構可能會控制您的出口。熟悉這些代理機構是了解您的公司在國際運輸產(chǎn)品時需要什么的關鍵。出口合規(guī)官員應具備商務部出口管理條例 (EAR) 的工作知識，如果您要運送與國防或太空相關的物品，則應了解國務院的國際武器貿(mào)易條例 (ITAR)。根據(jù)您所在的行業(yè)，您的貨物可能由其他機構控制，例如美國農(nóng)業(yè)部 (USDA)、食品和藥物管理局 (FDA) 或酒精、煙草、火器和爆炸物管理局 (ATF)

6.您了解與出口相關的關鍵術語。
那些剛接觸國際貿(mào)易的人可能會被出口時使用的各種首字母縮寫詞和術語轟炸，例如“BIS”、“EAR”、“ITAR”等。理解這些術語可確保您的團隊準確理解所傳達的內(nèi)容。
7. 盡量減少對第三方的出口合規(guī)性依賴。
正如美國商務部工業(yè)和安全局 (BIS) 在其出口合規(guī)指南中所述，“出口管制合規(guī)不應外包給您的貨運代理。” 作為出口商，您對您的出口文件和電子出口信息 (EEI) 申報的準確性負有法律責任，無論您是否聘請另一方進行這些工作。
8. 您熟悉可幫助您的團隊了解出口合規(guī)性的指南、網(wǎng)絡研討會和視頻等資源，并且具備就出口合規(guī)性主題培訓新員工的能力。 
互聯(lián)網(wǎng)是名副其實的進出口信息寶庫。谷歌當然是一個很好的起點，但你應該熟悉特定的資源，而不僅僅是谷歌搜索一個術語并希望獲得最好的結果。此類資源包括： 

美國商業(yè)服務的國家商業(yè)指南
工業(yè)和安全局的出口合規(guī)指南
國際商務培訓全天研討會和網(wǎng)絡研討會
9. 您能夠獲得管理層對出口合規(guī)重要性的認同和一致承諾。 
有效的出口合規(guī)專業(yè)人員能夠向管理層展示出口合規(guī)如何影響公司的底線。鼓勵首席執(zhí)行官簽署貿(mào)易合規(guī)承諾聲明是管理層展示其認真態(tài)度的有效方式。實施合規(guī)員工和主要利益相關者之間的定期會議以審查和消化最新的監(jiān)管主題是另一種行之有效的策略。
如您所見，有許多領域值得貴公司的合規(guī)團隊關注。無論您是在一家擁有專門貿(mào)易合規(guī)部門的大公司，還是一個擁有許多不同職位的員工的小型團隊，出口合規(guī)對您的底線都很重要。我希望這些提示對您有所幫助。

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